Soft to Suit vs Box | Komputerowe wspieranie przedsiębiorstwa
Usprawnianie działania firmy przez wdrożenie odpowiednich rozwiązań technologicznych przynosi niewątpliwe korzyści wydajnościowe, ale też wiąże się z poniesieniem kosztów przy zakupie i wdrożeniu nowego systemu. Jak zatem zdecydować, które narzędzia wybrać, by nie stracić?
Za i przeciw
Wśród przedsiębiorców rośnie świadomość korzyści, jakie płyną z zakupu i wdrażania właściwego oprogramowania w firmie. Jeśli nie ma problemu w określeniu ścieżek przepływu informacji, to nie powinno być również kłopotów z zaimplementowania systemu, który usprawni te procesy. Na rynku dostępne są pudełkowe gotowe oprogramowania oferujące z góry określone możliwości oraz systemy dedykowane – skrojone na miarę wymogów konkretnego przedsiębiorstwa. Decydując się na wybór któregoś w systemów, warto przyjrzeć się dokładnie plusom i minusom każdego z tych rozwiązań.
Zalety systemu dedykowanego
– jest tworzony w oparciu o istniejące, unikalne i często ciężko wypracowane procesy, dzięki czemu odpowiada w 100% na zapotrzebowanie przedsiębiorstwa,
– jest dostosowany do firmy, dzięki czemu jego wdrożenie jest proste i szybkie,
– jest tworzony z uwzględnieniem już istniejących i funkcjonujących w przedsiębiorstwie formatów danych (np. szablony dokumentów), przez co można go z nimi zintegrować,
– może odpowiadać nawet na najbardziej specyficzne procesy,
– może być rozbudowywany i rozwijany razem z przedsiębiorstwem, realizując jego coraz to nowsze potrzeby,
– zwykle nie posiada ograniczeń co do licencji stanowiskowych, dzięki czemu daje duże możliwości w zakresie udostępniania szerokiemu gronu użytkowników.
Zalety systemu pudełkowego
– cena systemu jest niższa niż systemu dedykowanego, a gotowe rozwiązanie pozwala na zapoznanie się z jego działaniem niemal od ręki,
– oferuje dużą liczbę funkcjonalności typu „nice to have”,
– użytkowanie jest ułatwione dzięki informacjom o systemie, które pochodzą od innych użytkowników,
– systemy seryjne często posiadają okresowe aktualizacje, z których można korzystać, aby usprawniać system.
Wady systemu dedykowanego
– jest tworzony specjalnie dla konkretnej firmy, więc nie istnieje możliwość zasięgnięcia opinii o programie u innych użytkowników,
– cena jest wyższa niż systemów masowych, pudełkowych,
– w początkowych etapach oferuje ograniczoną liczbę funkcjonalności,
– aktualizacje i rozwój systemu z reguły wiążą się z dodatkową opłatą, stosowną do wprowadzanych zmian – producent nie ma obowiązku rozwijać systemu dedykowanego na własną rękę.
Wady systemu pudełkowego
– nie odpowiada w 100% potrzebom firmy i wraz z pożądanymi funkcjonalnościami instalowane są inne, bezużyteczne elementy systemu,
– nie oferuje nowych funkcjonalności, co może skutecznie blokować rozwój dynamicznych przedsiębiorstw,
– często wymaga, by zmienić w firmie pewne procesy w celu dostosowania ich do funkcjonalności wprowadzanego systemu, co może być kosztowne i czasochłonne,
– w zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa proces wdrożenia może być kosztowny, wymagający długiej drogi dostosowywania się do programu oraz zapewnienia ciągłego wsparcia.
Skuteczna optymalizacja
Jeśli założymy, że na ogólny koszt zaimplementowania systemu CRM składa się cena jego zakupu oraz wdrożenia to z powyższych rozważań wynika, że:
– rozwiązanie pudełkowe jest tanie w zakupie, ale może być bardzo kosztowne we wdrożeniu,
– rozwiązanie dedykowane jest droższe w zakupie, natomiast proces wdrożenia przebiega dużo sprawniej i generuje mniejsze koszty.
Aby zdać sobie sprawę z tego, który system najlepiej sprawdzi się w naszym przedsiębiorstwie, wystarczy dobrze przyjrzeć się procesom, które towarzyszą jego codziennemu funkcjonowaniu. Następnie sprawdzić czy na rynku istnieje produkt, który odpowiada właśnie takim potrzebom, np. katalogowania, zarządzania procesami sprzedażowymi, czy każdymi inni, jakie chcemy usprawnić. Jeśli nie mamy pewności, że gotowy, pudełkowy system sprawdzi się w 100%, wtedy warto zainwestować w posiadający konkretne rozwiązania system dedykowany. Ten nie dość, że długofalowo usprawni pracę, to nie będzie wymagać wdrażania pracowników w obsługę i zrozumienie ścieżek komunikacyjnych. Opracowane przez firmę informatyczną rozwiązania są w przypadku systemów dedykowanych dostosowane do przedsiębiorstwa, a nie odwrotnie. To jest gwarancją skutecznej optymalizacji czasu i kosztów pracy, jakie ponosi przedsiębiorstwo.
Rozwiązanie hybrydowe
Kiedy gotowe rozwiązanie pudełkowe odpowiada na większość potrzeb przedsiębiorstwa, ale część procesów wciąż wymaga usprawnienia, wtedy warto zastanowić się nad wykorzystaniem dedykowanych systemów jako formy uzupełniającej dostępne na rynku gotowe produkty. Możliwości integracji różnych systemów pozwalają przekazać obsługę specyficznych procesów funkcjonalnościom aplikacji dedykowanych. Dzięki takiemu podejściu można czerpać to, co najlepsze z obu typów rozwiązań.
